Software gestione commesse – i tre requisiti minimi

 

Requisito numero 1: Il cloud

Se lavori a commesse lo fai nella tua sede operativa. Quindi, ti chiederai, in che senso il cloud è indispensabile per gestire le commesse via software?

La risposta è semplice: perché la gestione dei lavori lunghi presuppone un costante flusso di informazioni tra le parti coinvolte. Infatti se lavori a commessa sai benissimo quanto è importante definire un responsabile di progetto, magari anche uno per ciascuna area dello stesso progetto, e mettere il responsabile in comunicazione costante con il cliente e con il resto del team operativo.

Il fatto è che se devi comunicare molto, allora il cloud ti serve per:

·       Controllare i dati giorno per giorno anche da remoto.

·       Condividere foto e pdf sulle varie parti del progetto.

·       Inviare email di notifica sull’avanzamento lavori a tutte le persone coinvolte.

·       Collegarti con lo smartphone per guardare le informazioni più importanti anche quando sei lontano dall’ufficio.

Altrimenti finiresti a dover passare molto più tempo seduto sulla tua scrivania, a doverti inventare gruppi WhatsApp con colleghi e clienti, cartelle condivise su DropBox e mille altri escamotage poco eleganti. (A tal proposito ho scritto un post sulla qualità percepita, se te lo sei perso dacci un’occhiata).

Requisito numero 2: Suddivisione della commessa in più argomenti

“Divide et impera.”

(“Dividi e conquista.”)

Lavorare per giorni, settimane o mesi sulla stessa commessa significa certamente aumentare il rischio d’impresa. Perché, come accade in più di qualche caso, a volte anche un solo dettaglio può compromettere la riuscita dell’intero progetto. E dato che nei progetti lunghi ci sono migliaia di dettagli diversi, puoi tranquillamente aspettarti di trovare, prima o poi, qualche imprevisto.

Ecco perché suggerisco ai miei clienti di suddividere le commesse rilevanti in varie sottocategorie, che io chiamo “argomenti”. Questa prassi permette di identificare i costi in maniera mirata, individuare subito gli imprevisti e notificarli al cliente in modo più efficace. Infatti, se riesci a spiegare al cliente che per la realizzazione del progetto ci sono varie fasi, è più probabile che riesca a capirti quando gli parlerai di un problema tecnico da aggirare con un extra budget.

Ad esempio, supponiamo che tu debba realizzare un impianto industriale su misura per un cliente importante.

Potresti suddividerlo in questi argomenti:

1.    Analisi

2.    Progettazione

3.    Produzione

4.    Messa a punto

5.    Installazione

6.    Collaudo

Ecco che, semplicemente suddividendo il processo in sotto-processi, potresti non solo tenere il cliente in aggiornamento costante su tutte le fasi del progetto, ma anche valutare i costi di ciascuna singola fase per valutare le eventuali azioni correttive da applicare al tuo metodo di lavoro.

Requisito numero 3: Un sistema pronto ma flessibile

Finisco la carrellata dei requisiti minimi parlando di un aspetto generale, ma che è bene tenere a mente quando si sceglie un software operativo.

Molti sostengono che per avere un software adatto alle esigenze del cliente sia necessario personalizzare ogni singolo aspetto del sistema. Altri sono invece del parere diametralmente opposto, e ritengono che sia importante scegliere un software stabile e già pronto all’uso.

Personalmente, grazie all’esperienza maturata con lo sviluppo di Wugis, credo che nessuno dei due atteggiamenti sia vincente nel lungo periodo:

·        Se personalizzi tutto impiegherai molto tempo per partire, e sicuramente ti ritroverai a scontrarti con qualche problema di analisi dovuto ad aspetti non ben definiti all’inizio del progetto, da adeguare in seguito. In pratica correresti il rischio di non riuscire a mettere in funzione l’impianto completo.

·       Se tenti di adeguarti in tutto e per tutto ad un sistema già pronto, finirai col sacrificare la tua velocità operativa in favore di un approccio schematico e, a volte, limitativo. In pratica finiresti col il dover eliminare la maggior parte delle peculiarità del tuo modello organizzativo.

Ecco perché suggerisco sempre di partire per gradi, personalizzando dove serve i programmi dei flussi principali, per poi inglobare il tutto nelle procedure già attive che abbiamo in Wugis.

Ad esempio, se devi creare il D.D.T. a partire dai dati di produzione, è lecito aspettarsi programmi personalizzati di acquisizione dati in ambiente di produzione, ma che senso avrebbe rifare anche il programma di creazione dei documenti di trasporto? Per ottenere il miglior risultato possibile è sufficiente precompilare le maschere nel modo giusto: questo garantirà stabilità e flessibilità alle procedure.

 

Molto bene, abbiamo quali sono i requisiti minimi per gestire bene i lavori a commessa. Adesso ti chiederai dove puoi trovare un software così, vero?

 

La risposta è semplice: si chiama Wugis.

 

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ABOUT ME

Filippo Biasiolo

Giovane ed entusiasta del mio lavoro. Ho creato Wugis e mi piace condividere riflessioni sulla tecnologia applicata al mondo delle imprese.


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